Activiteiten vastleggen

Het vastleggen van de verschillende Activiteiten gebeurt vanuit het Proces (zie hieronder), of via het Navigatiemenu. Nu kan het zo zijn dat u in het Navigatiemenu de Activiteiten niet onmiddellijk ziet staan (e.e.a. hangt af van de instellingen in uw systeem), dan maakt u deze zichtbaar via de knop linksonder met de liggende streepjes:

Bij het creëren van een Proces zijn veelal al Activiteiten gemaakt; een Proces bestaat immers uit een aantal gerelateerde Activiteiten. Deze Activiteiten vindt u via het Navigatiemenu in een map onder Activiteiten.

Om Activiteiten te creëren of aan te passen, moet u zorgen dat u in de Ontwikkelstand werkt via de schakelaar in de Applicatiebalk (in de Ontwikkelstand is zichtbaar achter uw Gebruikersnaam).

Aanpassen van een Activiteit dat is gemaakt binnen een Proces:

Zoek de betreffende Activiteit op in de groepsmap onder Activiteiten in het Navigatiemenu (Het Comm’ant-systeem zet zowel de mappen als de inhoud daarvan automatisch op alfabetische volgorde). Selecteer de Activiteit die u wilt bewerken met de linkermuisknop. In het Hoofdscherm wordt de betreffende Activiteit geopend en kunt u dit verder bewerken. De inhoud van de stappen is gelijk aan die van: “Het creëren van een nieuwe Activiteit vanuit het Navigatiemenu”, zie hieronder.

Creëren van een nieuwe Activiteit vanuit het Navigatiemenu:

Stap 1

Selecteer Activiteiten in het Navigatiemenu, klik met de rechtermuisknop en selecteer “Activiteit toevoegen” of klik op “Toevoegen” rechts bovenin het Hoofdscherm. Creëer de Activiteit met tenminste de naam door deze in te geven in het veld “Naam Activiteit”. Geef de Activiteit een duidelijke en unieke naam, gebruik bij voorkeur een werkwoord, omdat u daarmee benadrukt dat er een activiteit wordt uitgevoerd.

Stap 2

Voeg meer informatie toe en sla op als u klaar bent met de knop “Opslaan” links bovenin:

• Vul het veld Omschrijving. Beschrijf de inhoud. Als u in details wilt treden, beslis of deze details hier of op een lager niveau moeten worden verduidelijkt. Uitgebreide beschrijvingen kunnen ook als document worden toegevoegd. U kunt in de Omschrijving naar het document verwijzen.
• Voeg Opmerkingen Schrijf hier speciale opmerkingen, in het bijzonder tijdens ontwikkeling en veranderingen aan het systeem. Wanneer u speciale karakters gebruikt, zoals @@ in combinatie met uw initialen en gevolgd door een opmerking, dan kunt u uw opmerkingen met de zoekfunctie gemakkelijk terugvinden, het werk opvolgen en voltooien.
• Met Type geeft u welk type Activiteit het is. Hier heeft u via een pull-down menu de keuze uit Normale Activiteit en Keuze maken. Het type Keuze maken wordt gebruikt voor Activiteiten waarin beslissingen worden genomen. Het gekozen type beïnvloedt de weergave van de Activiteit in het procesdiagram; een besluitpictogram wordt toegevoegd en de kleur van het Activiteitenblokje verandert.
• Met Geldig tot geeft u aan wanneer het object opnieuw inhoudelijk bekeken moet worden. Het systeem wijst automatisch de huidige datum plus één jaar aan dit veld toe. Deze datum kan worden veranderd als de termijn van geldigheid op een andere datum eindigt. Het passeren van de datum zal de weergave niet veranderen. Een overzicht van de objecten waarvan de datum bijna verstrijkt, of is verstreken kan met behulp van een rapport uit het systeem worden gehaald.
• De checkbox Gevalideerd zorgt ervoor dat het nieuw aangemaakte object wordt gevalideerd. Wanneer deze box niet wordt aangevinkt, behoudt het object de codering “Niet gevalideerd” in het systeem. Het voordeel hiervan is, dat u een extra controleslag kunt maken over uw recente aanvullingen in het Comm’ant-systeem. U kunt op basis van de status “Niet gevalideerd” een overzicht genereren om alle aanpassingen te tonen en ze dan nogmaals door te lopen, te beoordelen op consistentie en correctheid alvorens ze te valideren. Valideer het object door het vinkje te zetten in de checkbox “Gevalideerd”.
• Het veld Revisie wordt automatisch gevuld met de datum en tijd van het moment van opslaan.

Stap 3

Na het opslaan heeft u de mogelijkheid om de Activiteit te completeren met verbindingen aan andere objecten: Groepen, Rollen, Documenten/links, Prestatieafspraken, Risico’s & Beheersmaatregelen en Normen & Eisen.

Dit kunnen bestaande of nieuwe objecten zijn. Bestaande objecten worden weergegeven in de koppelblokken. Nieuwe objecten kunt u gelijk hier aanmaken via het plusje in de bovenrand van het koppelblok. Het is mogelijk bestaande verbindingen te verbreken middels het rode icoontje.

• Wanneer u de nieuwe Activiteit koppelt aan Rollen, verbindt u de Rollen en de Organisatie/functies met elkaar die voor deze Activiteit zijn geformaliseerd. Het is gebruikelijk een Functie met de Input en Output te verbinden. Hierdoor blijft het procesdiagram eenvoudig en liggen de specifieke verantwoordelijkheden op de Input en Output vast. Indien er geen Input of Output aan een Activiteit zijn verbonden, kan bijvoorbeeld de Rol “taak uitgevoerd door:” aan een Activiteit worden gekoppeld, gevolgd door een verbinding aan de juiste Organisatie/functie.
• Wanneer u de nieuwe Activiteit koppelt aan Documenten voegt u verbindingen aan bestanden of snelkoppelingen toe. Selecteer een bestaand of creëer een object voor een nieuw document.
• Wanneer u de nieuwe Activiteit koppelt aan een Groep of Groepen, wordt deze Activiteit in het Navigatiemenu in de map van deze Groep weergegeven, anders vindt u de Activiteit terug in de map “Niet ingedeeld”.
• U kunt de Activiteit koppelen aan Prestatieafspraken om te specificeren waar de prestatie wordt gemeten en waar deze wordt gerapporteerd. Selecteer een bestaande Prestatieafspraak of creëer een nieuwe via “+ Nieuw”. Bevestig uw keuze met “Opslaan”.
• U kunt de Activiteit koppelen aan Risico’s & Beheersmaatregelen. Selecteer een bestaande of creëer een nieuwe via “+ Nieuw”. Bevestig uw keuze met “Opslaan”. Later kunt u eenvoudig een overzicht genereren die aangeeft welke risico’s waar voorkomen en door welke beheersmaatregelen ze worden afgedekt.
• U kunt de Activiteit koppelen aan Normen & Eisen om de relatie met het interne of externe beleid en de normen te bepalen. Deze relatie verklaart welke regels, verordeningen of normen van toepassing zijn. Wat een werknemer zou moeten weten of overwegen bij het maken of verwerken van deze informatie. Omgekeerd verklaart de verbinding waar het bewijs van juiste toepassing van het specifieke beleid, de regel of de norm kan worden gevonden. Selecteer bestaande of creëer nieuwe via “+ Nieuw”. Bevestig uw keuze met “Opslaan”.
  U kunt later eenvoudig overzichten genereren waarmee u kunt aantonen waar de verschillende Normen & Eisen zijn geborgd.

NB!: De veranderingen in de tekst- en datumvelden worden bewaard via de knop “Opslaan”, andere veranderingen zoals het creëren of het verwijderen van verbindingen worden onmiddellijk bijgewerkt; het is niet nodig deze expliciet op te slaan.

Het aanpassen van een Activiteit:

Om Activiteiten aan te kunnen passen, moet u zorgen dat u in de Ontwikkelstand werkt via de schakelaar in de Applicatiebalk.

Wanneer u in het Navigatiemenu een Activiteit selecteert met de linkermuisknop, heeft u meteen de mogelijkheid om alle informatie van de Activiteit te wijzigen.

U kunt de wijzigingen opslaan via de knop “Opslaan”.

Verwijderen van een Activiteit:

Wanneer u een Activiteit verwijdert, zullen alle verbindingen die het aan de Processtructuur heeft gehad en de mogelijke koppelingen met Input en Output worden verwijderd. Het procesdiagram zal de Activiteit en de verbindingen aan de Input en Output verliezen. De andere onderliggende objecten, zoals Organisatie en documenten blijven in het systeem bestaan.

Een Activiteit kan worden verwijderd door te klikken op “Verwijder”. U krijgt een bevestigingsverzoek, wanneer u “Ok” klikt, is de Activiteit verwijderd. Het verwijderen is onomkeerbaar.

Informeer de Gebruikers:

Wanneer u aanzienlijke veranderingen aanbrengt, kunt u Gebruikers die betrokken zijn hierover informeren. Via de knop “Mail” rechtsboven bij “Delen” kunt u dit op een efficiënte wijze via e-mail doen.

In het geval van verandering aan één Activiteit, kunt u beslissen of u alle Gebruikers die gerelateerd zijn aan het gehele Proces informeert, of alleen de Gebruikers die met de Input en Output van de Activiteit verbonden zijn.