Documenten/Links vastleggen

Het vastleggen van de verschillende Documenten of Links gebeurt via het Navigatiemenu.

Het objecttype Document/Link kan uit 2 elementen bestaan:

• Enerzijds kunt u een document uploaden in het managementsysteem. Ook de inhoud van het document is daarmee te doorzoeken, mits het bestandsformaat zich daartoe leent (Word, PDF, Excel, RTF, TXT). U kunt ook afbeeldingen en video’s uploaden.
• Anderzijds kunt u ook een verwijzing (link) naar een bestand opnemen, bijvoorbeeld op uw lokale netwerk of SharePoint. De inhoud wordt dan niet geïndexeerd. Zorg er in dat geval voor dat in de omschrijving de relevante informatie staat zodat het document goed kan worden gevonden.

Combinaties zijn ook mogelijk. Zo kunt u een templatedocument in het managementsysteem uploaden en een link opgeven waarmee u verwijst naar de locatie waar men het verwerkte document dient op te slaan.

Om Documenten/Links te creëren, moet u zorgen dat u in de Ontwikkelstand werkt via de schakelaar in de Applicatiebalk (Bij de Ontwikkelstand is zichtbaar achter uw Gebruikersnaam).

Het creëren van Documenten/Links gaat in een aantal stappen:

Stap 1

Selecteer Documenten/Links in het Navigatiemenu, klik met de rechtermuisknop en selecteer “Document/link toevoegen” of klik op “Toevoegen” rechts bovenin het Hoofdscherm.

Creëer de Documenten/Links met tenminste de naam die u invult in het veld Naam Document/link. De naam van de Documenten/Links kan later altijd worden veranderd.

Stap 2

Voeg meer informatie toe en sla op als u klaar bent met de knop “Opslaan” links bovenin:

• Voeg optioneel een Link in naar het bronbestand (op uw lokale netwerk, Sharepoint of een andere website). Lees hier hoe je een verwijzing naar een document in jouw bedrijfsnetwerk of een document in SharePoint opneemt.
• Upload een document, de meeste bestandstypes worden geaccepteerd. Afhankelijk van uw configuratie kan de maximale bestandsgrootte beperkt zijn tot (bijvoorbeeld) 8Mb.
  Belangrijk: de naam van het oorspronkelijke bestand wordt overschreven met de naam die u heeft opgegeven bij Naam document / link. Dus als een gebruiker later het document download, heeft deze naam gekregen van het Document/link object.
• Voeg Opmerkingen Schrijf hier speciale opmerkingen, in het bijzonder tijdens ontwikkeling en veranderingen aan het systeem. Wanneer u speciale karakters gebruikt, zoals @@ in combinatie met uw initialen en gevolgd door een opmerking, dan kunt u uw opmerkingen met de zoekfunctie gemakkelijk terugvinden, het werk opvolgen en voltooien.
• Met behulp van Download beperken kunt u de toegang tot het geuploade document beperken. Als u hier kiest voor Alleen gekoppelde functies dan is het betreffende document alleen te downloaden door gebruikers die via hun functie aan een van de rollen is bij het document is gekoppeld. Wij raden aan om hiervoor een specifieke rol te gebruiken: Documentgebruiker. Als deze rol nog niet bestaat in uw systeem kunt u deze aanmaken. Een uitgebreide How-to met betrekking tot Download beperken staat hier.
• Met Geldig tot geeft u aan wanneer het object opnieuw inhoudelijk bekeken moet worden. Het Comm’ant-systeem wijst automatisch de huidige datum plus één jaar aan dit veld toe. Deze datum kan worden veranderd als de termijn van geldigheid op een andere datum eindigt. Het passeren van de datum zal de weergave niet veranderen. Een overzicht van de objecten waarvan de datum bijna verstrijkt, of is verstreken kan met behulp van een rapport in het Comm’ant-systeem worden gevonden.
• De checkbox Gevalideerd zorgt ervoor dat het nieuw aangemaakte object wordt gevalideerd. Wanneer deze box niet wordt aangevinkt, behoudt het object de codering “Niet gevalideerd” in het systeem. Het voordeel hiervan is, dat u een extra controleslag kunt maken over uw recente aanvullingen in het Comm’ant-systeem. U kunt op basis van de status “Niet gevalideerd” een overzicht genereren om alle aanpassingen te tonen en ze dan nogmaals door te lopen, te beoordelen op consistentie en correctheid alvorens ze te valideren. Valideer het object door het vinkje te zetten in de checkbox “Gevalideerd”.
• Het veld Revisie wordt automatisch gevuld met de datum en tijd van het moment van opslaan.

Stap 3

Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de Documenten/Links te completeren met verbindingen aan andere objecten: Rollen en Groepen.

Dit kunnen bestaande of nieuwe objecten zijn. Bestaande objecten worden weergegeven in de koppelblokken. Nieuwe objecten kunt u gelijk hier aanmaken via het plusje in de bovenrand van het koppelblok. Het is mogelijk bestaande verbindingen te verbreken middels het rode icoontje.

• U kunt de nieuwe Documenten/Links koppelen aan Rollen. De voornaamste rol is die van documentbeheerder of een vergelijkbare soort van rolnaam. De Functie die daarbij wordt vermeld kent een bijbehorend persoon of personen. Klik op de knop “Verbindingen” bovenin het Navigatiemenu, om te zien wie bij deze rol de betreffende Functie vervult.
• Kies bij welke Groep (of Groepen) de Documenten/Links behoren. Gewoonlijk worden de Groepen genoemd door het type van objecten en een verbinding met één Groep is nodig. Wanneer u de nieuwe Documenten/Links koppelt aan een Groep, wordt dit in het Navigatiemenu in de map van deze Groep weergegeven, anders vindt u de Documenten/Links terug in de map “Niet ingedeeld”.

NB!: De veranderingen in de tekst- en datumvelden worden bewaard via de knop “Opslaan”, andere veranderingen zoals het creëren of het verwijderen van verbindingen worden onmiddellijk bijgewerkt; het is niet nodig deze expliciet op te slaan.

Het wijzigen van een Document:

Wanneer u bij een bestaand Document object, nadat er eerder een document is geüpload, een nieuw bestand upload, wordt dit de nieuwe actuele versie van het document. Het oude document wordt echter niet verwijderd maar is altijd beschikbaar via het tabblad Eigenschappen in het Hoofdscherm:

Het verwijderen van Documenten/Links:

Documenten/Links kunnen worden verwijderd door te klikken op “Verwijder”. U zult eerst een bevestigingsverzoek krijgen, alvorens de Documenten/Links te verwijderen. Het verwijderen is onomkeerbaar.

Informeer de Gebruikers:

Wanneer u aanzienlijke veranderingen aanbrengt, kunt u Gebruikers die betrokken zijn hierover informeren. Via de knop “Mail” rechtsboven bij “Delen” kunt u dit op een efficiënte wijze via e-mail doen.