Inrichten: de eerste stappen

Bij het inrichten van een nieuw Comm’ant-systeem wordt veelal begonnen met het vastleggen van de informatie van algemene objecten, zoals het Entreescherm, de Organisatie (het functiehuis) en de Systemen. Deze informatie is binnen de organisatie meestal eenvoudig voorhanden. Overigens is het niet zo dat dit onmiddellijk in beton is gegoten; u kunt als Ontwikkelaar op elk willekeurig moment nog informatie toevoegen.

Bij het verder inrichten kunnen Organisatie-objecten en Systemen gaandeweg meteen gekoppeld worden aan de overige objecten. Hoewel dit de meest voorkomende volgorde is, houden we hier de volgorde van de objecten in het Navigatiemenu aan. Alle onderdelen komen aan de orde, dus wanneer u een andere volgorde kiest, vindt u de relevante informatie in de onderstaande paragrafen.

Het Entreescherm

Het bouwen van het totaalmodel van de organisatieprocessen is handig om aan het begin van het inrichten te doen. Binnen de organisatie moet overeenstemming bestaan over de procesindeling van de organisatie. In elk geval op hoofdlijnen. De procesindeling wordt idealiter als afbeelding met een z.g. klikraster opgenomen op het Entreescherm. Dit is natuurlijk geen verplichting, maar geeft de medewerkers van de organisatie houvast en inzicht bij het gebruik van het Comm’ant-systeem. De procesindeling, ook wel Proceswiel, Proceswijzer, of Proceslandschap genaamd, is een schematische weergave op hoofdlijnen van de organisatieprocessen.

Deze indeling wordt bij het inrichten van uw Comm’ant-systeem nader ingevuld met het vastleggen van de Hoofdprocessen, de Processen en de Activiteiten. Die al doende meteen kunnen worden gekoppeld aan alle relevante objecten. Bij dit koppelen gebruikt u bestaande objecten, of maakt u ter plekke nieuwe aan.

U kunt er ook voor kiezen om het Entreescherm in te richten met zogenaamde Tegels.

U wijzigt het Entreescherm door naar het Entreescherm te navigeren (via de Homeknop of het logo rechts bovenin) en vervolgens te schakelen naar de Ontwikkelstand.

U heeft de mogelijkheid om een Tekstblok te activeren en / of van de speciale Tegels gebruik te maken.

Tegels

Met Tegels kunt u snelle verwijzingen naar specifieke onderdelen van uw managementsysteem, veelal onderdelen die uw collega’s vaak zullen raadplegen, zoals Documenten, een specifiek Organigram of de Handleiding.

Een Tegel bestaat uit:

• Titel: korte kernachtige benaming van het onderwerp
• Korte toelichting: die wordt weergegeven zodra de gebruiker met zijn/haar muis over de tegel beweegt
• Link: de daadwerkelijke verwijzing naar het object uit het managementsysteem, of een externe bron (website of intranetpagina)

U kunt via de knop Link snel een object uit het managementsysteem vinden of u kunt in het veld boven de Link-knop zelf een URL plakken.

NB Er zijn onderdelen in het managementsysteem die je niet via de Link-knop kunt vinden. Zoals rapporten of groepen bijvoorbeeld. Als je toch met een tegel naar een rapport of groep wil verwijzen, ga dan eerst naar het desbetreffende rapport (of de groep) toe en gebruik de “Copy To URL”-functie () in het deel-menu ( ). Plak vervolgens de gekopieerde URL bij de tegel in het vak boven de Link-knop.

Tekstblok

Met het tekstblok kunt u naar eigen inzicht teksten en afbeeldingen op het Entreescherm tonen. Dit blok wordt ook gebruikt om een Proceswijzer te plaatsen.