Hoofdprocessen

Bij Hoofdprocessen wordt onderscheid gemaakt tussen:

• Management processen die richting geven aan de besturing van de organisatie. Hierbij wordt gestuurd aan de hand van doelstellingen, budget en Prestatieafspraken.
• Primaire processen die een direct belang van de (externe) klant behartigen. Eén of meer Hoofdprocessen leiden van klantwens tot een tevreden klant. De primaire processen zijn die processen die het nauwst gekoppeld zijn aan het bestaansrecht van de organisatie. De primaire processen zijn de vertaling van de organisatiedoelen naar concrete resultaten.
• Secundaire processen voor de ontwikkeling van markten, technologie, producten en diensten gericht op de tevreden klanten van de toekomst.
• Ondersteunende processen zorgen ervoor dat de primaire processen uitgevoerd kunnen worden. Deze processen zijn gericht op het ondersteunen van de levering aan en tevredenheid van de interne klant/processen.
• Externe processen vinden buiten uw organisatie plaats (bij klanten, leveranciers, etc.). Dit zijn processen waarmee interactie plaatsvindt en waar informatie mee wordt uitgewisseld. Wanneer de externe processen integraal worden beschreven met die van de eigen organisatie, worden ze ook wel ketenprocessen genoemd.

Mappenstructuur / groepen

De mappen die onder Hoofdprocessen staan, geven samen de groepsindeling weer die bij de procesinrichting voor uw organisatie is gekozen, vaak zal dat bovenstaande indeling naar management, primaire, secundaire, ondersteunende en externe processen zijn.

Wanneer u klikt op een map c.q. hoofdprocessengroep, klapt in het Navigatiemenu de boomstructuur open en tegelijkertijd wordt door Comm’ant in het Hoofdscherm de inhoud van de betreffende map getoond. U selecteert de inhoud van de map door in het Navigatiemenu, of in het Hoofdscherm een Hoofdproces aan te klikken. Zowel in de boomstructuur, als in het Hoofdscherm kunt u verder navigeren tot op het laagste niveau.

Matrixschema

Klikken op een Hoofdproces in het Navigatiemenu, opent dit Hoofdproces in het Hoofdscherm in de vorm van het Matrixschema.

In de meest compacte vorm worden alleen de onderliggende processen weergegeven, zonder dat direct de onderlinge samenhang wordt uitgelegd:

Via de ‘Bekijken’ optie kunt u bepalen hoeveel of hoe weinig informatie in de matrix wordt weergegeven (lees verderop).

Het Matrixschema toont de logische samenhang tussen de Processen in een totaalplaat:

• De gekleurde blokken in de matrix zijn de Processen
• De lijnen tonen hoe de Informatiestromen lopen
• De namen van de Informatiestromen zijn zichtbaar in de witte velden van de matrix.

Hiermee geeft het Matrixschema in één oogopslag inzicht in de interactie c.q. communicatie tussen de Processen binnen dit Hoofdproces. De Informatiestromen in het schema worden gegenereerd door het systeem op basis van de in- en output zoals die op het procesniveau zijn gekoppeld.

Drie geheugensteuntjes bij het lezen van de matrix:

1. De matrix is een waterval van informatie.
   De informatie stroomt van linksboven naar rechtsonder.
   Er is ook een mogelijke onderstroom van informatie terug, deze beweegt zich van rechtsonder naar linksboven.
2. Lees de matrix als een klok.
   De informatie stroomt rond, mee met de wijzers van de klok; vanaf boven, naar rechts, naar beneden, naar links, terug naar boven.
3. Input valt naar binnen – output rolt eruit.
   Verticaal staat de Input voor het Proces, boven en onder de procesblokken.
   Horizontaal staat de Output van het Proces, links en rechts van een procesblok.

De Informatiestromen binnen het Matrixschema:

• Input van een Proces staat in de verticale kolom.
• De informatiespecificaties boven of onder een Proces vertegenwoordigen de input van dat Proces.
• Output van een Proces staat in de horizontale rij weergegeven.
• De informatiespecificaties aan de rechter of de linkerzijde van een Proces vertegenwoordigen de output van dat Proces.
• Externe input staat in de bovenste rij weergegeven. Het toont de inputinformatie die niet uit een van de Processen op deze matrix komt.
• Externe output staat in de meest rechter kolom. Het toont de outputinformatie die niet naar een van de Processen op deze matrix gaat.

Matrixschema aanpassen

Via de ‘Bekijken’ optie  kunt u bepalen hoeveel of hoe weinig informatie in de matrix wordt weergegeven.

Afbeelding	Betekenis
Bekijken	Informatiespecificaties kunnen verborgen zijn. Het is mogelijk dat het systeem is ingesteld om bij het Hoofdproces standaard de Informatiestromen te verbergen. De knop ‘Bekijken’ wordt gebruikt om de Informatiestromen zichtbaar te maken of juist te verbergen. Het aanvinken van de weergave opties is niet ‘exclusief’: u kunt meerdere van deze keuzes naast elkaar selecteren en al die informatie wordt dan in het Hoofdscherm getoond. Als alle opties zijn uitgevinkt, toont Comm’ant alleen de blokken van de Processen die binnen het Hoofdproces vallen.
Standaard	Toont de eerder vastgestelde standaardweergave in de vorm van het Matrixschema. Bij de betreffende Informatiestroom wordt een blauwe lijn weergegeven. Meer informatie in de tekst onder deze tabel.
Afwijzing/Afkeuring	Toont Informatiestromen van afgewezen objecten, of objecten waarover klachten zijn binnengekomen. Bij de betreffende Informatiestroom wordt een rode lijn weergegeven.
Hulpinformatie	Toont Informatiestromen die als ondersteunend zijn geoormerkt. Bij de betreffende Informatiestroom wordt een grijze lijn weergegeven.
Procesresultaat	Toont de benoemde procesresultaten. Bij de betreffende Informatiestroom wordt een groene lijn weergegeven.
Stuurinformatie/Rapportage	Toont de benoemde stuur/rapportage-informatie. Bij de betreffende Informatiestroom wordt een paarse lijn weergegeven.
Externe input	Toont de inputinformatie die niet uit een van de Processen van de matrix komt. Bij de betreffende Informatiestroom wordt een gele lijn weergegeven.
Uitgaande informatiestromen	Toont de outputinformatie die ook in andere hoofdprocessen wordt gebruikt.
Interne informatiestromen	Toont de informatiespecificaties die alleen binnen een onderliggend proces worden gebruikt.

Overige velden en informatie

Behalve het Matrixschema, worden in het Hoofdscherm meer informatievelden weergegeven.

NB: Genoemde velden worden alleen getoond wanneer ze informatie bevatten.

• Onderdeel van
  Bovenaan het scherm wordt getoond tot welke groep een geopend Hoofdproces behoort. In de balk van het blok staat ‘Onderdeel van’ en de inhoud van dat blok is klikbaar. Door 1x klikken opent het Detailvenster met meer informatie over dit onderwerp. 2x klikken brengt u naar dit bovenliggende niveau.
• Omschrijving
  Of er een beschrijving bij het Hoofdproces is opgenomen, hangt van de afspraken binnen de organisatie af. Omschrijvingen zijn vrije tekstvelden die ter verduidelijking van het Hoofdproces kunnen worden gebruikt.
• Blokken
  Onder het Matrixschema, of de waterval, staan de blokken die weergeven welke attributen er zijn gekoppeld aan het Hoofdproces. Deze blokken tonen in de bovenbalk de attribuuttitel met daaronder de specifieke attributen en kunnen blauw of grijs zijn. De blauwe blokken geven de attributen weer die rechtstreeks zijn gekoppeld, de grijze de attributen die indirect zijn gekoppeld aan het object. De indirecte attributen zijn attributen die op een onderliggend niveau gekoppeld zijn. Bij een Hoofdproces zijn onderliggende attributen bijvoorbeeld gekoppeld aan Processen, activiteiten, of Informatiestromen.
  Door 1x klikken op de bovenbalk, worden alle blokken van dezelfde kleur, dus blauw of grijs, gemaximaliseerd. Nogmaals klikken op dezelfde plek heeft het tegenovergestelde effect.

Verbindingen van een geselecteerd Hoofdproces

Vlak boven het Navigatiemenu zit de knop  die het tabblad Verbindingen opent. Deze knop laat op de plaats van het Navigatiemenu het Verbindingenmenu zien; een overzicht van de directe en indirecte verbindingen van een geselecteerd Hoofdproces met andere objecten.

NB: De knop Verbindingen  kent twee varianten: statische verbindingen en dynamische.

• In de stand Dynamisch ververst het Verbindingenmenu telkens mee bij het oproepen van een ander onderdeel op het Hoofdscherm
• In de stand Statisch blijft de informatie in het Verbindingenmenu staan totdat de knop Verbindingen opnieuw wordt gebruikt.

Standaard is de statische variant geselecteerd, de knop voor de dynamische variant ziet u als u met de muis over de knop Verbindingen beweegt; dan kunt u deze optie gelijk kiezen. Bij de dynamische verbindingen krijgt het icoontje ter herkenning een sterretje: .